Digitalizzazione del patrimonio documentale: per pubblica amministrazione ed enti è ora di abbandonare la carta

Tra necessità di conservazione ed esigenze di fruibilità immediata, lo shift to digital è ormai un'esigenza imprescindibile per PA ed enti culturali

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Si scrive – per gli addetti ai lavori, ma non solo – shift to digital, si legge progresso. Ma anche immediatezza di ricerca, comodità, fruibilità globale. Parliamo del fondamentale processo di digitalizzazione del patrimonio documentale, con particolare riferimento agli archivi della pubblica amministrazione e a quello di biblioteche ed enti di importanza nazionale. Un passo verso in futuro senza carta che è ormai il presente.

SHIFT TO DIGITAL - La quantità di documenti stoccati negli archivi cartacei di pubblica amministrazione e biblioteche è inimmaginabile. E spesso, soprattutto nel caso della PA, si continuano a produrre quotidianamente montagne di carta, che si sommano ad altre montagne di carta, per  rendere la fruizione dei servizi più farraginosa e meno immediata. I costi e le inefficienze della gestione cartacea sono facilmente individuabili, basti pensare anche solo alla mera questione spaziale. Mentre per documenti di valore storico, è facile capire come una consultazione manuale reiterata acceleri il processo di deperimento di tomi dal grande valore storico-culturale, ancor prima che pratico. In tal senso va visto l’ormai imprescindibile necessità di digitalizzazione di archivi e documenti cartacei. In un futuro paperless, lo shift to digital risponde allo stesso tempo a molteplici esigenze: da un lato ad organizzare e reperire materiali in maniera più rapida, dall’altro a conservare adeguatamente e rendere immediatamente disponibili – magari anche dal proprio computer di casa – informazioni, documenti, opere d’arte letteraria.

PUBBLICA AMMINISTRAZIONE – Per la Pubblica Amministrazione il campanello è suonato a settembre 2016: è il termine, stabilito per decreto, entro il quale le amministrazioni pubbliche hanno dovuto provvedere a gestire tutti i documenti in formato elettronico, adeguando i propri processi in modo da garantire la digitalizzazione dei documenti ricevuti e l’invio multicanale (cartaceo oppure elettronico) a seconda dello status digitale del destinatario. Il DPCM è stato pubblicato in Gazzetta il 12 gennaio 2015, e le PA hanno avuto un anno e mezzo di tempo per adeguarsi. Ora c’è l’obbligo di digitalizzazione dei documenti e sono operative già le relative sanzioni per le amministrazioni che non hanno adeguato i propri sistemi.

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Non ci sarà un totale annullamento della carta, ma una sua riduzione e una maggiore efficienza dei processi. Chi non possiede un recapito digitale (PEC, email certificata) continuerà a ricevere documenti cartacei, tutti gli altri (privati e imprese digitali) potranno comunicare con le PA senza più utilizzare né ricevere alcun foglio di carta. Per chi non è ancora corso ai ripari, sono svariate le possibilità di ricorrere a servizi di gestione elettronica documentale, in grado di supportare enti e pubblica amministrazione nel processo di digitalizzazione e conservazione.

ENTI E BIBLIOTECHE – Per enti e biblioteche, il processo di digitalizzazione può essere ancora più variegatamente inteso. Lì dove l’interesse prevalente è quello della conservazione documentale, gli scopi che un singolo ente si può proporre attraverso la digitalizzazione possono essere svariati: dalla creazione di copie d’archivio destinate tout court a preservare la memoria di determinati documenti, al trasferimento in formato digitale di dati già conservati su altro supporto (ad es. il microfilm); dalla necessità di un aggiornamento tecnologico complessivo,alla sperimentazione di metodi e tecniche propria di molti progetti-pilota. Senza disdegnare l’accessibilità globale del proprio patrimonio, tramite appositi servizi di mediazione o meno. Una nuova gamma di prospettive che solo il processo di digitalizzazione del patrimonio cartaceo documentale può consentire. Il treno del paperless è già arrivato.

Foto via gsp01.com, leacoop.it

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