Budget: cos’è e perché è importante monitorarlo

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Nella gestione di un’azienda il budget stabilisce gli obiettivi annuali e le modalità, anche temporali, con le quali si possono raggiungere. Definirlo in maniera chiara e successivamente monitorarlo con oculatezza è uno dei compiti fondamentali dei manager aziendali per il successo e la crescita dell’attività.

Il Budget Aziendale  si definisce annualmente, a differenza del Business Plan, ed è la base di partenza per capire come direzionare le risorse aziendali e dove allocare gli investimenti nei 12 mesi successivi. Si realizza alla fine dell’anno precedente per il successivo ed è composto da singole finestre di monitoraggio, che vengono solitamente considerate a cadenza trimestrale. 

Organizzazione del Budget 

Quando si stila il budget aziendale ci sono alcuni passaggi fondamentali che aiutano ad organizzare al meglio le attività. Si parte innanzitutto dai risultati dell’anno precedente, analizzando quanto fatto e come. Da qui si creano le basi per le nuove previsioni, adottando i principi della chiarezza e della semplicità. Il consiglio è quello di inserire in una tabella tutte le voci che rientrano nel budget, non tralasciando alcun aspetto, onde evitare spese non calcolate.

I costi fissi sono i primi a dover essere inseriti e poi man mano vanno considerati i costi variabili e la previsione dei ricavi. Le ultime due sono le fasi più delicate ed in esse fa la differenza l’esperienza di chi redige il budget e la storicità dell’azienda. È tuttavia molto utile suddividere il budget in piccole frazioni, con verifiche periodiche per potersi orientare meglio nella valutazione dell’andamento. 

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Importanza del monitoraggio 

Il budget è un elemento che scandisce la programmazione annuale di un’azienda e quindi tenerlo sotto controllo è necessario non solo per capire i risultati raggiunti ma anche per valutare delle variazioni rispetto ai movimenti previsti ad inizio anno. Nella redazione del budget è importante inserire i controlli periodici, così da poter decidere l’andamento e stabilire se proseguire nella linea prestabilita, fare variazioni o, nei casi più positivi, aumentare il budget a fronte di guadagni superiori al previsto.

Il monitoraggio permette infatti di ottimizzare la gestione delle performance ed evitare spiacevoli sorprese quando si fanno degli investimenti.  Nelle aziende che puntano all’innovazione ad esempio, il controllo del budget serve proprio ad evitare spreco di denaro in situazioni che, seppur stimolanti dal punto di vista tecnologico, al momento non sono in linea con l’azienda.

Se non ci sono i risultati attesi, conviene fare un passo indietro, migliorare dove c’è bisogno e poi considerare l’impiego di denaro in un’altra fase.

Come monitorare il budget

L’accumulo di dati in azienda è sempre più elevato e quindi monitorare il budget in maniera analogica è sempre più difficile. La soluzione più efficace ad oggi è l’utilizzo di un software di gestione che analizza in maniera precisa tutti i movimenti e consente al manager di consultare i risultati in maniera rapida e chiara. Avendo a disposizione un sistema di business performance management si possono inoltre fare previsioni più accurate, andando ad agire con immediatezza sugli obiettivi che vanno a rilento o che necessitano di una maggiore spinta.

Foto via blog.zilions.it, opentorino.it

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